Tous nos conseils pour assurer une bonne gestion de vos appels professionnels durant la période des vacances.
Que votre entreprise soit fermée durant les congés ou qu’elle maintienne son activité, il est important de gérer vos appels professionnels !
De nos jours il existe tous les outils nécessaires pour anticiper une fermeture d’entreprise ou pour rester connecté en vacances, juste ce qu’il faut. En effet, grâce à la téléphonie IP, faites que vos vacances soient synonymes de sérénité !
Votre entreprise ferme
Mettez votre standard téléphonique à jour
Dans le cas où votre entreprise ferme, il est primordial de communiquer sur cette fermeture auprès de vos clients et partenaires. Créez une annonce vocale spécifique afin de mettre au courant vos contacts lorsqu’ils vous appellent.
Dans ce message, précisez bien évidemment la date de fermeture et de réouverture de votre entreprise. Vous pouvez également indiquer la procédure à suivre pour vous contacter pendant cette période : une adresse email à privilégier, un répondeur mis en place pour assurer le rappel de vos appelants.
- Pour nos clients sous 3CX -
Changez le message d'accueil de votre extension en toute simplicité !
Adoptez un service d'astreinte téléphonique
Certaines entreprises doivent impérativement traiter les appels entrants, dans ce cas il est tout à fait possible de mettre en place une redirection des appels vers des numéros de téléphones de collaborateurs désignés d’astreinte.
Ainsi votre entreprise continue malgré la fermeture de répondre aux demandes de ses correspondants.
Votre entreprise reste ouverte en effectif réduit
Anticipez les congés de vos collaborateurs
Votre entreprise reste ouverte durant la période des congés mais en effectif réduit. Une organisation à l’avance est la clé d’une continuité d’activité réussie !
Assurez-vous de connaître à l’avance les dates et durées de congés des équipes des différents services. Organisez ainsi le planning des congés en prévoyant de conserver la présence d’au moins un collaborateur par service durant la période des absences.
Vos collaborateurs devront penser à informer leurs contacts de leur absence, en précisant la date de leur retour (annonce vocale sur leur répondeur + email).
Redirigez les appels vers le personnel présent
Paramétrez la distribution des appels de manière à rediriger les appels entrants en fonction des équipes présentes par service.
En effet, pour ceux qui bénéficient d’une solution de téléphonie IP, il vous suffit en quelques clics de configurer le routage de vos appels en fonction de la disponibilité de chacun de vos collaborateurs.
- Pour nos clients sous 3CX -
Les appels vers l'extension d'un collaborateur en congés peuvent être automatiquement redirigés vers l'extension d'un collaborateur présent.
pour ceux qui souhaitent répondre à leurs appels
Déconnectez tout en gardant un œil sur l'essentiel
Certains souhaitent garder un lien avec leur activité et suivre leurs dossiers même pendant leurs congés. La téléphonie IP permet de mettre en place des fonctionnalités intéressantes pour suivre l’activité de votre entreprise tout en privilégiant la tranquillité de vos vacances :
- Pour nos clients sous 3CX -
Créez des règles afin de ne recevoir uniquement les appels de contacts spécifiques déterminés.
Les atouts de F1 GROUPE pour votre téléphonie :
Conscient que la téléphonie joue un rôle stratégique pour toute entreprise, nous avons élaboré le service Téléphonie IP.
Ainsi F1 GROUPE conçoit avec vous la solution de téléphonie IP qui correspond à vos besoins, ainsi vous bénéficiez d’une infrastructure performante et sur mesure.
- Notre solution permet notamment pour vos vacances :
Que vous souhaitiez pendant vos congés être totalement déconnecté ou que vous souhaitiez garder une veille sur votre activité ou certains dossiers, notre solution de « Téléphonie IP » vous offre la possibilité de correspondre parfaitement à vos besoins.
